Tänk på det här när det gäller förvaltningen i din BRF

Att tänka på när det gäller ekonomisk förvaltning

Styrelsen i en bostadsrättförening har till uppgift att se till att det finns fastlagda rutiner för redovisningen och att hanteringen av föreningens pengar sköts på rätt sätt. Det bör också finnas en kontrollfunktion i redovisningen. Om föreningen väljer att köpa in ekonomitjänster finns ett och annat att tänka på. Den personliga kontakten är till exempel mer avgörande än man kanske kan tro.

– Bästa sättet att säkerställa att redovisningen fungerar tillfredsställande är att träffa avtal med en ekonomisk förvaltare som ni verkligen får förtroende för, säger Andreas Sundberg, fastighetsanalytiker på Nordr.

Ett gott råd är också att ni förhör er om vilken ekonomisk rapportering ni kan förvänta er av leverantören.

– Den ekonomiska förvaltaren ska kunna erbjuda mogna och överskådliga IT-system. Här tänker jag att styrelsen kan få ut olika ekonomiska rapporter, fakturabilder, bra budgetverktyg samt medlems- och lägenhetsförteckning på ett överskådligt sätt, säger Andreas Sundberg.

Skillnaden mellan fastighetsskötsel och teknisk förvaltning

När det gäller fastighetsförvaltning florerar begreppen ganska friskt. Fastighetsskötsel och teknisk förvaltning hänger visserligen tätt samman men tenderar att blandas ihop.
En teknisk förvaltare fungerar framför allt som rådgivare åt föreningens styrelse. Innehållet i tjänsten styrs oftast efter vad föreningen behöver. Det kan handla om felanmälan för akuta lägen eller strategiska tjänster som att planera och upphandla underhållsinsatser och avtal.

Med en teknisk förvaltare får styrelsen helt enkelt en förlängd arm som säkerställer att beslut som fattats verkligen blir genomförda. Den tekniska förvaltaren kan också sköta kontakten med boende och myndigheter på uppdrag av styrelsen. Andreas Sundberg räknar upp vad det kan röra sig om:

– Exempel på tjänster som föreningen kan ta hjälp med av en teknisk förvaltare är skadehantering, uppsägning avtal, upphandling förvaltningstjänster, störningsärenden, felanmälan och ärendehantering, systematiskt brandskyddsarbete, OVK och energideklarationer, energi- och driftoptimering, underhållsplan och tillhörande planering.

Fastighetsskötaren tar hand om den regelbundna driften

Vad är då fastighetsförvaltning som ofta används i dagligt tal? Till skillnad från teknisk förvaltning handlar fastighetsförvaltning främst om fastighetsskötsel som i praktiken betyder att en fastighetsskötare ronderar i fastigheten, vanligtvis en gång i veckan. Tillsyn innebär bland annat observation av funktion av fastigheten, inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser. Skötsel i sin tur rör sig främst om driftåtgärder som justering eller vård av fastigheten samt byte eller inköp av förbrukningsmaterial

Kunskap och stöd som gör arbetet lättare

Sitter du med i en BRF-styrelse och vill lära dig mer om ekonomisk–, teknisk– och fastighetsförvaltning? Då finns massor av bra stöd att få. Idag bistår intresseorganisationer som Bostadsrätterna, SBC och Fastighetsägarna samt många andra konsulter med stöd och hjälp. Att teckna medlemskap hos någon av intresseorganisationerna är ett utmärkt sätt för er i föreningen att få tillgång till mer kunskap om bland annat förvaltning och styrelsearbete.

När det gäller nyproducerade bostäder är det viktigt att alla rutiner sätter sig i den nybildade föreningen och styrelsen. Har ni förvärvat bostadsrätter i en förening bildad av Nordr får den första boendestyrelsen en styrelseutbildning på köpet. Under första året stöttar Nordr också styrelsen med en adjungerad styrelseledamot tills styrelsearbetet flyter på. Många som köper bostadsrätt från Nordr tycker att det är skönt att veta att fastighetsskötsel och teknisk förvaltning är upphandlad och klar. Mer om Varför välja ett hem från Nordr?